Handynutzung am Arbeitsplatz

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In diesem Zusammenhang beleuchten wir drei relevante Umstände: die generelle Nutzung des privaten Smartphones, in wie weit ein Firmenhandy privat genutzt werden darf und wie bzw. ob ein privates Handy auch geschäftlich genutzt werden darf.

Handynutzung am Arbeitsplatz: Das eigene Smartphone auf der Arbeit

Was darf verboten werden und was nicht?

Generell verbieten darf der Arbeitgeber das Mitbringen des eigenen Smartphones zur Arbeit nicht, außer es beeinflusst den Arbeitsablauf oder empfindliche Instrumente. Jedoch muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass der Arbeitnehmer in Notfällen erreichbar ist, das kann aber auch durch ein bereitgestelltes Festnetztelefon erfolgen. Auch die Nutzung des Handys zu privaten Zwecken in der Pause kann nicht verboten werden. Aber wie sieht es während der Arbeitszeit aus? Prinzipiell darf der Arbeitgeber Weisungen zur Nutzung des Smartphones erteilen. Diese Weisungen sind meist deckungsgleich mit der Nutzung des Internets zu privaten Zwecken während der Arbeitszeit. Sind hierzu im Arbeitsvertrag oder auf anderen Wegen keine Absprachen getroffen, ist die Nutzung nicht per se untersagt, jedoch muss der Arbeitnehmer seinen Pflichten nachkommen und darf in der Ausübung seiner Tätigkeit nicht durch das Smartphone oder Internet beeinflusst werden. Schließlich bezahlt der Arbeitgeber die Angestellten nicht für das Erledigen privater Angelegenheiten. Arbeitet man beispielsweise in einem Großraumbüro, so können Telefonate im Büro untersagt werden, um die Arbeitsatmosphäre nicht zu stören. Außerdem kann das Fotografieren auf der Arbeit untersagt werden, da sich Kollegen dadurch gestört fühlen können. Sollte der Arbeitgeber beweisen können, dass der Arbeitnehmer aufgrund seines Handyverhaltens seiner Arbeit nicht nachkommt, kann eine Abmahnung oder sogar eine Kündigung die Konsequenz sein.

Das Diensthandy

Grundlegend gibt es keine Bestimmung, wem ein Arbeitshandy zur Verfügung gestellt wird. Das liegt im Ermessen des Arbeitgebers. Bekommt man ein Handy vom Arbeitgeber angeboten, kann man das nicht einfach ablehnen. Der Arbeitnehmer ist dazu verpflichtet, über dieses Handy während der Arbeitszeit erreichbar zu sein, er ist aber nicht dazu verpflichtet dieses Handy in der Freizeit mit sich zu führen. Ist das Firmenhandy ausschließlich zur geschäftlichen Nutzung gedacht, darf der Arbeitgeber das Handy nach vorheriger Ankündigung sogar orten lassen und überwachen. Sobald das Handy aber auch zur privaten Nutzung freigegeben ist, ist die Überwachung tabu. Die Bedingungen zur privaten Nutzung eines Firmenhandys sollten unbedingt schriftlich festgehalten werden und folgende Punkte umfassen:

• Wie viele Stunden darf der Arbeitnehmer privat telefonieren?
• Dürfen Telefonate aus dem Ausland oder ins Ausland geführt werden?
• Welche Apps dürfen installiert werden und auf welche Bereiche des Smartphones (beispielsweise Kontakte) dürfen sie zugreifen?

Außerdem ist der Arbeitnehmer dazu verpflichtet, die Daten auf dem Smartphone bestmöglich, zum Beispiel durch Passwörter, zu schützen um im Falle eines Diebstahls sensible Informationen zu schützen. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, wählt ein Dual-Sim-Smartphone, da sich hier die private und geschäftliche Nutzung gut trennen lässt.

Das private Smartphone geschäftlich nutzen

Auch wenn man kein Diensthandy besitzt, kommt man manchmal in die Situation für die Arbeit ein Handy nutzen zu müssen. Kommt das in Ausnahmefällen vor, hat der Arbeitnehmer wenig Handlungsspielraum. Kommt dies aber häufig vor, ist der Arbeitnehmer berechtigt eine Beteiligung sowohl an des Betriebs- als auch an den Anschaffungskosten seitens des Arbeitgebers zu fordern. Jedoch gilt es bei der geschäftlichen Nutzung des privaten Handys einige Dinge zu beachten. Eine Vermischung von privaten und geschäftlichen Kontakten gilt es zu vermeiden, um nicht versehentlich vertrauliche Informationen statt an den Kollegen an einen Freund mit ähnlichem Namen zu versenden.

Was gibt es im Arbeitsalltag zu beachten? Der Handyknigge:

Weniger ist mehr, vor allem was die Lautstärke betrifft. Laute Telefonate stören das Umfeld und auch wenn die Geräuschkulisse unterwegs mal etwas lauter ist, versteht der Gesprächspartner einen selten besser, wenn man ihn anbrüllt. Außerdem sollte man darauf achten, auf der Arbeit keine sensiblen Themen zu besprechen, man weiß nie, wer alles mithört.

Handys sollten in Meetings am besten nicht zu sehen oder hören sein. Ein Handy auf dem Tisch erweckt den Eindruck, man habe es eilig uns ist gar nicht richtig bei der Sache. Außerdem stört Handyklingeln oder Vibrieren den Redenden. Bei einer Telefonkonferenz sollte man vorher ankündigen, wenn man das Telefon auf Lautsprecher stellt und wer mithört.

Vor allem bei Firmenhandys sollte man darauf achten, sie nicht zu sehr zu personalisieren. Das Lieblingslied als Klingelton ist zwar schön, wirkt aber nicht unbedingt seriös, ähnlich wie private Hintergrundbilder. Im Arbeitsumfeld empfiehlt es sich neutrale Klingeltöne und Hintergrundbilder zu wählen.